Čipy ke vstupním dveřím
Tento návod se týká vstupního čipového systému Kaltmeyer KABA C-LEVER PRO. Popisuje celý proces od žádosti člena až po vydání čipu, včetně odpovědností, plateb a notifikací.
Co v návodu najdete
1. Role a odpovědnosti
Moje čipy vidí aktivní čipy svého bytu, založí žádost o 1–4 čipy a sleduje její stav. Potvrzuje pouze to, že platbu odeslal.
Agenda → Žádosti může provést první schválení a později jako jediné ověří, že platba opravdu dorazila na účet družstva.
Čipy vidí žádosti připravené k vydání, kontakty členů a evidenci čipů. V části Panelový dům může pouze prohlížet aktuální přehled a detail bytů; změny, historie, audit, přílohy a exporty nejsou dostupné.
Agenda (n) označuje otevřené žádosti čekající na první schválení. Čipy (n) označuje žádosti, u kterých představenstvo ověřilo platbu a které čekají na vydání. Oba počty jsou nezávislé a mohou se zobrazit současně.
2. Celé workflow v šesti krocích
Člen odešle žádost
Žádost se objeví v členském portálu a v Agendě představenstva i Chip Mastera.
Čeká na první schváleníPředstavenstvo nebo Chip Master žádost schválí
Systém vytvoří částku, účet, variabilní symbol, zprávu pro příjemce a QR platbu. Platební pokyny odešle členovi.
Čeká na platbu členaČlen platbu odešle
Po zaplacení klikne v portálu na Potvrdit provedení platby. Toto ještě není potvrzení, že peníze dorazily.
Představenstvo ověří bankovní účet
Zkontroluje částku a variabilní symbol. Potom použije Potvrdit přijetí a předat Chip Masterovi.
Chip Master domluví předání
Obdrží kontakt člena a přímý odkaz na čekající žádost v Evidenci.
Chip Master čip vydá a zaeviduje
Doplní všechna čísla čipů a datum vydání. Celá dávka se uloží najednou, člen dostane závěrečný e-mail a žádost se uzavře.
Čip vydán3. Podání žádosti členem
- Člen se přihlásí do členského portálu.
- Otevře
Moje čipy. - U svého bytu zvolí žádost o nové čipy.
- Vybere počet 1–4 čipů.
- Případně doplní poznámku a žádost odešle.
Celková částka je počet čipů × výchozí cena za kus. Cena za kus i celkem se uloží do žádosti podle nastavení platného v okamžiku jejího vytvoření. Pozdější změna výchozí ceny existující žádost nezmění.
4. První schválení a platební pokyny
Představenstvo nebo Chip Master otevře žádost v Agenda → Žádosti a zvolí Schválit a odeslat platební pokyny.
Systém použije bankovní účet z profilu družstva a připraví:
- počet čipů, cenu za kus a celkovou částku uloženou v žádosti
- číslo účtu družstva
- jedinečný variabilní symbol
- zprávu pro příjemce
Nový čip - vstupní dveře / byt X - QR kód ve formátu QR Platba
Moje čipy.
5. Potvrzení odeslání a ověření přijetí platby
Co potvrzuje člen
Člen po odeslání peněz klikne na Potvrdit provedení platby. Tím pouze oznamuje: „platbu jsem odeslal“. Systém následně upozorní představenstvo.
Co potvrzuje představenstvo
Představenstvo musí v bankovnictví ověřit skutečné přijetí správné částky a správný variabilní symbol. Teprve potom klikne na Potvrdit přijetí a předat Chip Masterovi.
6. Předání Chip Masterovi a vydání
Po ověření platby odešle systém Chip Masterovi e-mail s přímým odkazem na čekající žádost.
E-mail obsahuje:
- číslo bytu
- jméno žadatele
- e-mail a telefon žadatele
- počet čipů, cenu za kus, celkovou částku a variabilní symbol
- odkaz do
Evidence → Čipy
Chip Master otevře žádost, doplní přesně tolik unikátních čísel, kolik bylo požadováno, datum vydání a případnou poznámku. Potvrzením se všechny čipy najednou přiřadí k bytu a žádost dostane stav Čipy vydány. Když je některé číslo neplatné nebo již aktivní, neuloží se žádný čip z dávky.
Moje čipy.
Chip Master, přiřazenou kontaktní osobu a u ní platný e-mail.
7. Komu se co posílá
Představenstvo s povolenými notifikacemi a aktivní Chip Masteři
Admin akce: výchozí priorita 5
Členská aktivita: priorita 6
Žadatel
Admin akce: výchozí priorita 5
Představenstvo s povolenými notifikacemi
Admin akce: výchozí priorita 5
Členská aktivita: priorita 6
Komu: Chip Master
Kopie: žadatel a vedení s povolenými notifikacemi
Admin akce: výchozí priorita 5
Žadatel
Admin akce: výchozí priorita 5
8. Evidence čipů, ruční vydání, vrácení a výměna
Pohled Po bytech
Zobrazuje všech 36 bytů, jméno prvního evidovaného držitele, obsazení domácnosti, počet aktivních čipů a jejich čísla. Vlastní záznamy jsou uvedené za byty.
Pohled Po čipech
Zobrazuje jednotlivé aktivní čipy, cíl přidělení, datum vydání, evidovanou platbu a poznámku.
Ruční vydání
Volba Vydat čip mimo žádost slouží pouze pro případy mimo žádosti členů bytových jednotek, například pro nájemce nebytové jednotky. Chip Master, předseda a místopředseda mohou vybrat existující vlastní záznam nebo založit nový. Pouze administrátor může při ručním vydání zvolit také byt. U ručního vydání lze označit evidovanou platbu a zadat její částku.
Vrácení a výměna
Vrácený čip zůstane v historii. Při výměně lze rovnou zadat číslo náhradního čipu; označení evidované platby a částka se přenesou na nový čip.
Upravit a Vrátit / vyměnit. Čip 531032-x zůstává označený jako historický záznam k ověření duplicity.
9. Jak se evidují placené čipy
V interní Evidenci je čip s uloženou platbou označen červeným číslem. Červená barva znamená pouze „u tohoto čipu je evidována platba“.
- nejde automaticky o vratnou zálohu
- systém při vrácení čipu neprovádí refundaci
- částku může oprávněná osoba upravit nebo platební označení odstranit
- při výměně se platební informace přenese na náhradní čip
- člen ve svém portálu červené interní označení nevidí
10. Když e-mail nebo některý krok selže
- Stav doručení platebních pokynů i pokynu k vydání je vidět přímo na kartě žádosti v Agendě.
- Představenstvo může znovu odeslat platební pokyny ve stavech čekání na platbu nebo její ověření.
- Pokyn Chip Masterovi lze znovu odeslat, dokud žádost čeká na vydání.
- Chybějící e-mail žadatele zabrání odeslání platebních pokynů, ale chyba se uloží a zobrazí.
- Chybějící kontaktní e-mail Chip Mastera zabrání odeslání pokynu k vydání.
- Neúspěšný e-mail nemění skutečnost, kdo je podle uloženého stavu právě na tahu.